Kunnen we online vergaderingen energieker, dynamischer en actiever maken?

11 november 2020

We kijken naar 10 kleine schermpjes met gezichten, die jou met verveelde blikken aanstaren. Als de vergadering even op gang is voel je dat jouw energie lager wordt. En door gebrek aan oogcontact voelt alles ook nog eens afstandelijker aan dan in ├ęchte gesprekken. Dit zijn maar een paar punten waardoor online vergaderingen meer moeite kosten dan fysieke vergaderingen.

In gewone gesprekken praten we niet alleen, maar gebruiken we onbewust ook lichaamstaal. Onze mimiek, handen, ogen, de intonatie van onze stem en onze lichaamshouding geven informatie over hoe we ons voelen, welke waarde we aan het gesprek of onderwerp hechten en waar onze aandacht naartoe gaat.

Het is heel moeilijk om lichaamstaal te lezen op een klein schermpje en ook nog eens met zovelen tegelijk. Het vraagt extra inspanning en vereist meer aandacht dan een gewone vergadering. Zelfs bij hersenscans zie je dit verschil. Bij  écht contact lichten andere hersengebieden op dan bij online contact. Onze hersenen maken bij normaal contact ook hormonen aan die een rol spelen bij sociale interactie en deze hormonen zijn moeilijker te activeren als we iemand op een scherm zien. Een echt gesprek doet andere dingen met je lichaam dan een online vergadering. Toch kunnen we iets aan dit effect doen.

We maken tijdens een gesprek regelmatig oogcontact, zo zien we dat onze gesprekspartner  écht naar je luistert. De ogen vertellen ook hoe de ander zich voelt tijdens het gesprek. Vinden ze dat je te lang aan het woord bent? Begrijpt iedereen wat je bedoelt? En wordt je woordgrap wel begrepen of niet?

Deze non-verbale informatie gebruiken we om het gesprek bij te sturen of aan te passen. Merk je verveelde blikken? Misschien wil iemand anders nog iets vertellen of is het onderwerp niet boeiend genoeg. Lees je onbegrip of verwarring in de ogen van je collega’s? En moet je het onderwerp nog iets uitdiepen en bij welk onderdeel zit een pijnpunt?

Maar op het kleine scherm zijn dit soort signalen moeilijker te zien en kun je geen oogcontact maken zoals je in gewone gesprekken wel kunt doen. Wat je collega’s wel doen is staren naar een scherm, en zo lijkt het alsof ze naar jou staren. Dit staren komt omdat de lens van de webcam net boven je scherm zit. Je collega’s kijken je daarom iets te hoog of te laag aan en maken we dus niet echt oogcontact.

Wanneer we in echte gesprekken elkaar spreken kijken we niet de hele tijd in elkaars ogen. Soms hebben we oogcontact, soms kijken we even weg, we zijn diep verzonken in gedachten en kijken weer opnieuw in de ogen van de ander. Elkaar lang recht in de ogen aankijken zoals je collega’s doen tijdens online vergaderingen voelt bedreigend, net als een kat die een muis nauwlettend in de gaten houdt. Je krijgt een ongemakkelijk gevoel, want je oer instinct zet het vlucht/vechtsysteem aan. Het wegkijken wat we in normale gesprekken doen missen we tijdens online vergaderingen, we kijken allemaal naar het scherm waardoor de spreker dit gevoel krijgt.

Om effectief je boodschap over te brengen in online vergaderingen zijn hier vier praktische tips:

 

  • Heb je weleens een pasfoto laten maken? Om jouw lichaamstaal goed aan de anderen te laten zien kun je net als een pasfoto midden in het beeld zitten. Wanneer je een positieve uitstraling hebt zal je dit door de camera heen uitstralen.

 

  • Speel met de camera, kijk naar het scherm wanneer je luistert en naar de camera wanneer je spreekt. Zo boots je het natuurlijke effect van echte gesprekken na. Je kijkt dan in de ogen van je collega’s en maakt oogcontact. Doordat jij in de camera praat zullen jouw oogbewegingen onbewust soms wegkijken, diep nadenken of recht in de camera kijken. Je collega’s zullen dit ervaren als echt in gesprek met je zijn en zullen daardoor actiever worden. Je zet ze als het ware in beweging.

 

  • Waarnemen voor profs, wanneer je meer in de camera kijkt en niet op het scherm zal je minder goed de lichaamstaal van je collega’s waarnemen. Om dit op te vangen zal je goed moeten oefenen om op de juiste ogenblikken, wanneer het er toe doet, naar het scherm te kijken, maar wel zo dat het niet opvalt.

 

  • Wanneer je staat in plaats van zit is je brein actiever in het detecteren van bewegingen en zal je sneller reacties van de ander op het scherm waarnemen dan wanneer je eigen houding passief is (zittend).

Dus kom uit je luie bureau stoel en activeer je collega’s door jouw oogcontact!

Isabelle van de Nadort

 


Reacties

Lichaamstaal doornemen

Lees Non-verbaal Verwoord